Cómo planificar un evento (The Basics)

Si usted está planeando una fiesta para 10 personas o una conferencia pública para 1000, hay pasos que hacen que cada evento sea un éxito. No podemos cubrir todo en esta guía, pero aquí hay algunas cosas básicas.

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¿POR QUÉ? Determinar cuál es el objetivo propósito del evento (para celebrar, educar, recaudar fondos, sensibilizar, honrar a alguien, marque una fecha especial, etc.) Tenga esto en cuenta a través del proceso de organización.

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¿QUÉ? ¿Cuál es la naturaleza del evento que desea organizar. ¿Es formal o informal? Solemne o de celebración? ¿Pequeño o largo? Abierto al público o invitación? A las pocas horas o todo el día?

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¿QUIEN? ¿Quién es la audiencia o la gente lo que tiene que aportar a su evento? Amigos y familiares de la persona del cumpleaños? ¿El público general? Un distrito electoral específico, como los jóvenes o las mujeres?

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¿DONDE? La naturaleza de su caso determinará donde lo sostiene. Podría ser en la casa de alguien o en una sala de alquiler. El tipo de lugar también se basa en su presupuesto y el número de personas que usted espera.

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PRESUPUESTO - ¿Cuánto dinero hay que poner en este evento? ¿Qué esperas para recaudar si se trata de un evento para recaudar fondos? Prepare un presupuesto detallado que incluye todos los gastos y los ingresos espera que proyecta.

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PLANIFICAR SU CALENDARIO - cuanto más tiempo usted tiene que planificar, mejor será su evento será. Lo ideal es planear varios meses de antelación para la mayoría de los eventos. Armar un calendario de tareas previas a este evento.

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EL EQUIPO - Arme su equipo de personas para ayudar con el trabajo previo al evento, así como en el propio evento. ¿Cuántas dependerá de la naturaleza del evento específico. Cuantos más, mejor!

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Mira a los amigos, familiares, compañeros de trabajo, compañeros de estudios, personal remunerado para ayudar. Asegúrese de que la gente sabe lo que sus tareas son y de que tiene la comunicación en el lugar de constante proceso de registro y seguimiento.

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CORRE LA VOZ - Si bien la naturaleza del evento determinará qué tipo de difusión que utilice, hay muchas variaciones de invitaciones formales impresos a los aviadores a correo electrónico y anuncios de Facebook.

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MEDIA - Para algunos eventos, tendrá que emitir comunicados de prensa recibir anuncios en radio televisión para difundir la palabra. Anuncios pagados en periódicos locales ayudan al igual que los anuncios libres a través de los medios de comunicación social.

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Listas - Listas de mantener las cosas organizadas. Hacer listas de tareas pendientes - descomponerlo por áreas principales o el calendario. Tenga una lista de todas las personas que trabajan en las tareas. Haga una lista de compras. Listas de teléfono. Listas Press. Etcétera

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CONTENIDO - No hay suficiente espacio aquí para hablar de la planificación de los detalles de todos los eventos diferentes. Básicamente averiguar lo que se necesita para el tipo de evento que está planeando. Algunos ejemplos...

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KID'S LA FIESTA DE CUMPLEAÑOS - Algunas cosas que pueda necesitar: alimentos, bebidas, pastel, la actividad prevista (es decir, juegos, casa de la despedida, mago, etc.), los favores de partido, plan para saludar a los invitados, la forma de abrir los regalos, etc.

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CONFERENCIA - Algunas cosas que pueda necesitar: profesor, moderador, micrófono / sistema de sonido, podio, sillas para la audiencia, la iluminación, bocadillos, programas, mesa de firma de libros, señales, taquillas, seguridad, etc.

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BANQUETE - Algunas cosas que pueda necesitar: Alimentos, bebidas, mesas, sillas, ropa de cama, vajilla, centros de mesa, decoraciones, entretenimiento, presentador del programa, una persona a hacer lanzamiento de recaudación de fondos, servidores, conocidas, etc.

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EL DÍA DE - Asegúrese de que está en plena forma - bien descansado, alimentado organizado. Tener un desglose por hora de las tareas del día, sino también estar preparados para los problemas imprevistos. Tener apoyo y planes de respaldo.

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DESPUÉS DEL EVENTO - El seguimiento es clave especialmente si usted planea eventos futuros. Tener una evaluación con su equipo para ver lo que hizo y no funcionó. Envíe agradecimientos a todos los que lo hicieron posible.

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Espero que esta guía ha sido útil al planear su evento. Si es así, ¡ello! Si usted tiene una pregunta específica, hágamelo saber. O sugerencias. Recuerde que para divertirse saben que otros realmente aprecian sus esfuerzos.