Consejos para una mayor organización y productividad

Organización es considerado por muchos como el factor más importante en el establecimiento y el mantenimiento de hábitos de trabajo productivos. Siga estos consejos para convertirse y mantenerse organizado.

Relacionado a:

  1. Organizar
  2. Limpieza
  3. Almacenamiento
  4. Inicio Oficinas

Todo en-flujo y no de flujo de salida. Un escritorio desordenado por lo general es el resultado de una incapacidad para administrar el flujo de trabajo.

Al evaluar las necesidades organizativas mirar a cinco áreas funcionales antes de hacer recomendaciones específicas:

Flujo de papel: Identificar los tipos de documentos (facturas, correspondencia, información de contacto, etc.) que desemboca en su oficina. Dividirlos en categorías para servir como elementos de acción, y luego diseñar un sistema para mantenerlos organizados de acuerdo a las categorías.

Su capacidad de encontrar cosas: Tenga en cuenta la rapidez con que está actualmente capaz de localizar documentos individuales en su oficina. Si usted pasa mucho tiempo en busca de documentos o archivos perdidos, puede que tenga que construir un sistema de archivo (o renovar una existente) para ayudar a mantenerse organizado.


Sus categorías de trabajo: Identificar y enumerar los ocho a 10 grandes categorías que componen la mayor parte de su producto o servicio. Si lo hace, es el primer paso en la creación de un sistema de archivo eficiente, así como un sistema para el ordenador (incluyendo bases de datos, archivos almacenados digitalmente, gestor de contactos, etc.).

Sistema de administración del tiempo: Decidir sobre un sistema de gestión del tiempo que va a trabajar para usted. Algunas personas prefieren tradicionales en día, los planificadores de otros prefieren sistemas basados ​​en computadoras, posiblemente vinculados con un PDA.

Seguimiento de "Hacer" Artículos: Decidir sobre un sistema para el seguimiento de los puntos de acción empresarial. Al igual que con los sistemas de gestión del tiempo, algunas personas prefieren los métodos tradicionales (tales como mantener listas escritas a mano o notas), pero los programas de software que ayudan a facilitar esta función son cada vez más preferida. A menudo, estas funciones están integradas en paquetes de software de oficina que también abarcan el correo electrónico, gestores de contactos, calendarios, etc.

La gente a veces pueden empezar a sentirse paralizado por su ambiente de trabajo desordenado y papel de flujo que está fuera de control. En términos generales, el problema a menudo se debe a demasiado papel que fluye hacia el escritorio del profesional, sin un sistema metódico para conseguir que fuera de la mesa. Para comenzar a escapar de este estado paralizado, tome las siguientes medidas:

Ordenar: No se deje intimidar por la idea de clasificar. Es simplemente una cuestión de poner como artículos juntos. Por ejemplo, si su escritorio y monitor de la computadora están cubiertos por recordatorios pegajosa-notas, reunir a todos juntos o consolidar la información que contienen en una hoja de papel (o en un texto del documento digital). Ordenar otros papeles en categorías funcionales, tales como facturas, banca, contabilidad, información fiscal, etc. Establecer una bandeja archivo u oficina para los documentos que representan "urgente" o "inmediato" elementos de acción. Deseche todos los documentos que son claramente innecesarios, tales como sobres vacíos. Los montones ordenados usted termina con más tarde será categorizado

Purga: Tome una mirada a los materiales ordenados. Determinar qué documentos o archivos ya no sirven a un propósito útil y disponer de ellos. Una frustración común y comprensible es la dificultad de decidir qué papeles para conservar y qué desechar. Aquí hay algunos factores a tener en cuenta:

La información financiera o impuesto: Estados financieros y elementos que podrían ser requeridos por el IRS se debe mantener en archivo durante cinco a siete años. Documentos mayores de que por lo general pueden ser descartados.

La información que está disponible en línea: Reciente información que se duplica o disponibles en Internet puede no necesitar ser guardado. Muchas personas impriman las páginas de los sitios Web de referencia o conveniencia. (Usted puede estar leyendo una de esas impresiones en este mismo momento.) Si es probable que esté disponible en un sitio web permanente la información (o probablemente estará disponible durante al menos mientras lo necesitarás), no hay necesidad aferrarse a las copias en papel siempre. También, usted puede ser capaz de guardar información de los sitios Web como archivos en el disco duro - ya sea como archivos de texto o fuente (HTML) archivos. A pocos kilobytes almacenados en un disco duro, disquete o CD-R retoma mucho menos espacio que una carpeta de archivos de relleno de las copias impresas en papel.


Información transferible a otro lugar: Si la información en una hoja de papel es algo así como un número de aviso de calendario o teléfono, transferirlo al lugar adecuado, como el calendario o tarjetero (ya sea en papel o electrónica), a continuación, descarta la chatarra.

Clasificar por categorías: Una vez que haya ordenado una colección de artículos y purgado lo que has considerará innecesario, es hora de categorizar sus montones ordenados en un sistema de archivo. Si usted no tiene experiencia en el arte y la ciencia de la presentación, sólo tiene que pensar en un sistema de archivo como se les enseñó a pensar en un esquema en la clase de Inglés: información agrupada en categorías y subcategorías. Tome las ocho a 10 categorías amplias que las que trata en su negocio y romper cada uno de los que en subcategorías. Por ejemplo, es posible que desee configurar un archivo de gran categoría llamada "Financiero." Dentro de ese archivo, es posible romper la categoría financiera en los subconjuntos "Impuestos," "Cepo" y "Estados de cuenta bancarios." Los artículos que ha colocado en su "Financiero" pila simplemente se presentó apropiadamente dentro de esas categorías. Asegúrese de que todos los archivos están etiquetados de forma clara y concisa. Es posible que desee utilizar un sistema de suspensión-archivo, utilizando los más grandes colgantes de archivos-carpetas para las categorías generales y archivos ordinarios de manila para las subcategorías. En la tienda de la oficina de abastecimiento, busque las carpetas de manila designados como "archivos interiores." Estos son un poco más pequeñas que las carpetas de archivos ordinarios y encajan perfectamente dentro de los archivos de la horca.

Mantener: Cualquier sistema de archivo es sólo tan bueno como su voluntad de mantenerla. Sea diligente al respecto, y poner un recordatorio en su calendario para indicarle que debe ordenar, purga y categorizar a diario.

Para organizar su equipo, siga los mismos pasos que con el papel: tipo, purga y categorizar. Con el sistema de administración de archivos de su ordenador que es fácil crear carpetas y subcarpetas para hacer el seguimiento de los documentos. (Usted puede incluso crear sub-sub-subcarpetas, si lo desea. En la jerga informática, creación de carpetas dentro de carpetas a veces se denomina "anidación.") Por lo general, la creación de una nueva carpeta es simplemente una cuestión de selección "Archivo" en el menú de bar- bajo el menú Archivo, seleccione "Nuevo"- A continuación, seleccione "Carpeta." Una nueva carpeta (sin título) debería aparecer en el escritorio. Darle un nombre apropiado, y determinar dónde desea almacenar en su disco duro. Al igual que en el sistema de papel-filing, amplias categorías estarán representados con archivos-carpetas digitales, y los que van a contener subdirectorios que son análogos a los archivos subcategoría.

Un concepto eficaz para mantenerse organizado en su oficina en casa es la "On-En-y-Around" técnica. En cuanto a la documentación, las cosas que usted trabaja a diario debe estar en su escritorio. Cosas que trabaja en la semana debe estar en su escritorio. Cosas que trabajas mensual debe estar alrededor de su escritorio.

Comentarios y Comentarios


» » » Consejos para una mayor organización y productividad